Vorstands Sekretär/ Assistent (m/w/d)

Stellenzweck

• Verantwortung: Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. englisch). 
• Umfassende Organisation: Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Führungskraft und den Fahrer, Fristenüberwachung der Projekte. Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben des Vorstandes. 
• Unterstützung in Projekten: Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen.
• Vor- und Nachbereitung: Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen. Reiseorganisation für das In- und Ausland. 
• Administration: Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik. Bearbeitung von SAP-Aufträgen. 
• Kaufmännische Tätigkeiten: Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten. Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen. Erstellen der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater.
• IT-Koordination: für den Vorstand, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Referenten.

Das sollten Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung 
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert sind SAP-Kenntnisse