Sachbearbeiter Auftragsmanagement (m/w/d)

Stellenzweck

• Auftragsmanagement: Sie legen technische Anlagen eigenverantwortlich im SAP-Instandhaltungsmodul sowie im CAFM-System an und pflegen die zugehörigen Stammdaten. Darüber hinaus erstellen und verwalten Sie Wartungspläne für Instandhaltungs-, Inspektions- und Prüfleistungen und stellen die Aktualität der anlagenbezogenen Merkmale in den Systemen sicher.
• Prozessoptimierung: Sie analysieren bestehende Abläufe im Auftragsmanagement und identifizieren Verbesserungspotenziale zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und Datenqualität. Durch die kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Stammdaten und Systemanwendungen tragen Sie zu einer reibungslosen und wirtschaftlichen Auftragsabwicklung bei.
• Reporting & Qualitätssicherung: Sie erstellen regelmäßig Auswertungen und Kennzahlenberichte zur Überwachung und Sicherstellung der Qualität. Zudem unterstützen Sie die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der Abläufe im Sachgebiet.
• Planung & Koordination: Sie koordinieren die erforderlichen Abstimmungen mit den Teamleitern und sorgen für die fristgerechte Aufbereitung und Bearbeitung der SLA-Aufstellungen. Sie erstellen termingerecht SLA-relevante Übersichten und Auswertungen. Damit schaffen Sie eine belastbare Grundlage für die jährlichen Abstimmungsgespräche mit den internen Kunden.
• Schnittstellenmanagement: Sie arbeiten eng mit den Fachbereichen, Führungskräften und weiteren relevanten Ansprechpartnern zusammen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sowie eine termingerechte Bearbeitung der anfallenden Aufgaben sicher.    
• Beschaffungs- & Rechnungsmanagement: Sie übernehmen die Erstellung von Bestellanforderungen auf Grundlage interner Anforderungen und stellen die ordnungsgemäße Bearbeitung von Kreditorenrechnungen für externe Instandhaltungs- und Wartungsleistungen sicher.
• Prozessoptimierung: Sie analysieren bestehende Abläufe im Auftragsmanagement und identifizieren Verbesserungspotenziale zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und Datenqualität. Durch die kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Stammdaten und Systemanwendungen tragen Sie zu einer reibungslosen und wirtschaftlichen Auftragsabwicklung bei.

Die Mainova AG unterliegt dem Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe und die Vergütung für diese Stelle liegt in der Entgeltgruppe E07. Neben 13 Monatsgehältern erhalten Sie einen leistungsorientierten Bonus sowie zahlreiche attraktive Benefits.

Das sollten Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung, idealerweise Berufserfahrung im Facility Management, Gebäudetechnik oder technischen Service
• Sie verfügen über anwendersichere Kenntnisse in MS Office und idealerweise über Erfahrung mit SAP- und CAFM-Instandhaltungsanwendungen.
• Sie besitzen ein gutes Verständnis für technische Gebäudeausrüstung (TGA) und deren Wartungs- und Instandhaltungsprozesse.
• Sie behalten auch bei einer Vielzahl von Aufträgen, Terminen und Schnittstellen den Überblick und arbeiten strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert.
• Sie kommunizieren sicher und professionell mit Kunden, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern.
• Sie haben Freude an der Erstellung und Auswertung von Kennzahlen, Reports und Analysen und leiten daraus Handlungsempfehlungen ab.
• Sie zeichnen sich durch Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben, arbeiten selbstständig und treiben Verbesserungen aktiv voran.